Zgodnie z nowymi przepisami ustawy o rachunkowości, do sporządzenia sprawozdania finansowego w odpowiedniej strukturze logicznej oraz formacie, zobowiązane są wszystkie jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), jak również podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzący księgi rachunkowe. Dodatkowo sprawozdanie finansowe sporządzone w postaci elektronicznej musi zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Jak zatem – w praktyce – podpisać sprawozdanie finansowe?
Profil zaufany ePUAP
Posiadanie profilu zaufanego ePUAP umożliwia podpisywanie wniosków, podań i innego typu pism składanych za pośrednictwem drogi elektronicznej do urzędów administracji publicznej.
Profil zaufany można założyć przez Internet. Aby tego dokonać, konieczne jest potwierdzenie swoich danych. Jest to możliwe za pośrednictwem konta w systemie wybranych banków bądź też kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Ponadto potwierdzenia danych dokonać można w punkcie potwierdzającym (urząd gminy, urząd skarbowy, bank).
Kwalifikowany podpis elektroniczny
Sprawozdanie finansowe sporządzone w postaci elektronicznej może również zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Takowy sprzedawany jest wyłącznie przez certyfikowane podmioty. Koszt zakupu kwalifikowanego podpisu elektronicznego to wydatek około 400 zł. Należy jednak dodać, iż opisywany podpis posiada datę ważności, natomiast jego przedłużenie wymaga uiszczenia kolejnej opłaty.
Podobnie jak ma to miejsce w przypadku zaufanego profilu ePUAP, również w wypadku kwalifikowanego podpisu elektronicznego konieczne jest potwierdzenie tożsamości. W tym celu należy zgłosić się wraz z odpowiednim dokumentem (dowodem osobistym, paszportem) do sprzedawcy.
Kwalifikowany podpis elektroniczny – w odróżnieniu od profilu zaufanego ePUAP – umożliwia podpisanie każdego dokumentu, bez względu na jego format. Niemniej jednak jego nabycie związane jest z koniecznością poniesienia opłaty.
Kto podpisuje sprawozdanie finansowe?
Zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości osobą zobligowaną do podpisania sprawozdania finansowego (ze wskazaniem daty podpisu) jest:
• Osoba prowadząca księgi rachunkowe (główna księgowa, dyrektor finansowy osoba reprezentująca zewnętrzne biuro rachunkowe), jak również
• Kierownik jednostki (jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, wówczas podpisy muszą złożyć wszyscy członkowie tego organu).
Program do generowania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej
Ministerstwo Finansów przygotowało bezpłatny program e-Sprawozdania Finansowe – dostępną pod adresem: https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/aplikacje-do-pobrania/. Aplikacja dedykowana jest wyłącznie potrzebom osób fizycznych będących podatnikami PIT. Pozostałe jednostki zmuszone są skorzystać z innych programów. Godnym polecenia narzędziem tego rodzaju jest program eSprawozdania Finansowe firmy Hogart będący kompletną aplikacją umożliwiającą zaawansowaną kontrolę procesu generowania plików w formacie (XML) wraz z walidacją ładowania, przetwarzania i generowania danych.
